Regulamin - RingFox

REGULAMIN APLIKACJI RingFox

§ 1.

Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady i warunki korzystania z aplikacji „RingFox” (dalej: „Aplikacja”) oraz usług świadczonych przez Usługodawcę.
Aplikacja służy do do obsługi połączeń telefonicznych i zgłoszeń Klienta z wykorzystaniem asystenta AI, w szczególności do automatycznego odbierania połączeń, prowadzenia rozmów według skonfigurowanych scenariuszy, tworzenia transkrypcji i podsumowań, zapisywania historii kontaktu w CRM oraz przekazywania informacji i/lub inicjowania działań następczych (np. oddzwonienie, umówienie wizyty). Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla Przedsiębiorców i nie jest kierowana do Konsumentów. Zawarcie Umowy oraz korzystanie z Aplikacji jest dopuszczalne wyłącznie w związku z prowadzoną przez Usługobiorcę działalnością gospodarczą lub zawodową. Usługodawca może zażądać od Usługobiorcy potwierdzenia, że zawiera Umowę w związku z działalnością (np. poprzez podanie NIP/danych rejestrowych lub złożenie oświadczenia). W razie braku potwierdzenia w terminie 7 dni, Usługodawca może czasowo zawiesić Konto do czasu wyjaśnienia. W przypadku stwierdzenia, że Umowa została zawarta jako konsument albo poza zakresem działalności, Usługodawca może odmówić zawarcia Umowy lub rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: „Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną”).
Dostawcą usług jest Rafał Pietrasik prowadzący działalność pod firmą XQG Software Rafał Pietrasik (adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej: ul. Macieja Rataja 76, 08-400 Garwolin), wpisany do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez ministra właściwego ds. gospodarki, posiadający NIP: 8261944129, numer REGON: 141123383 (dalej: „Usługodawca”).
Kontakt z Usługodawcą jest możliwy za pomocą:
1. poczty elektronicznej – pod adresem: biuro@ringfox.eu,
2. poczty tradycyjnej – pod adresem: ul. Macieja Rataja 76, 08-400 Garwolin,
Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 z dnia 19 października 2022 r. w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych oraz zmiany dyrektywy 2000/31/WE (akt o usługach cyfrowych) (dalej: „DSA”), Usługodawca wyznaczył punkt kontaktowy służący do bezpośredniej komunikacji z organami państw członkowskich UE, Komisją Europejską, Radą ds. Usług Cyfrowych oraz Użytkownikami Aplikacji w sprawach objętych regulacją DSA. Punkt kontaktowy jest dostępny pod adresem: biuro@ringfox.eu.
Przed rozpoczęciem korzystania z Aplikacji Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem oraz Polityką prywatności.

§ 2.

Definicje

Użyte w Regulaminie wyrazy pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

Cennik – dokument lub informacja określająca aktualną cenę Usługi, Okres Subskrypcji, wariant jej działania i inne warunki tam wskazane,
Konto – panel tworzony w systemie informatycznym Aplikacji, umożliwiający Użytkownikowi korzystanie z jej funkcjonalności,
Niezgodność – istotne nieprawidłowe działanie Usługi polegające na braku działania lub braku dostępności funkcji, które zgodnie z Regulaminem lub Cennikiem powinny być dostępne dla danego planu subskrypcyjnego
Okres Próbny – okres wynoszący 14 dni, w którym Usługobiorca ma prawo do bezpłatnego korzystania z Usługi w zakresie i z limitami określonymi w Cenniku (w szczególności limit minut rozmów oraz ewentualne inne limity). Po upływie Okresu Próbnego lub po wykorzystaniu limitów wskazanych w Cenniku, dostęp do funkcjonalności obsługi połączeń może zostać wstrzymany do czasu aktywacji odpłatnej Subskrypcji.
Okres Subskrypcji – okres, na który Usługodawca udostępnia Usługobiorcy Usługę zgodnie z Cennikiem,
Opłata Subskrypcyjna – opłata uiszczana przez Usługobiorcę z góry w zamian za Usługę, ustalana zgodnie z Cennikiem obowiązującym w chwili jej zamówienia,
Opinia – opinia Usługobiorcy o Aplikacji, obejmująca opis doświadczeń Usługobiorcy związanych z korzystaniem z Usługi,
Polityka prywatności – dokument zawierający informacje o przetwarzaniu danych osobowych Użytkowników przez Usługodawcę,
Regulamin – termin zdefiniowany w § 1 ust. 1 Regulaminu,
Treści Usługobiorcy – wszelkie dane (w tym dane osobowe), pliki elektroniczne, informacje i materiały wprowadzane do Aplikacji lub zapisywane na Koncie przez Usługobiorcę lub Użytkownika działającego w imieniu Usługobiorcy,
Umowa – umowa o świadczenie Usługi drogą elektroniczną, zawierana pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą na zasadach określonych w Regulaminie i Cenniku; Umowa jest odpłatna, z zastrzeżeniem Okresu Próbnego, jeśli jest przewidziany w Cenniku,
Usługobiorca – podmiot prowadzący we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, zawierający Umowę i korzystający z Aplikacji wyłącznie w związku z tą działalnością (Przedsiębiorca),
Usługodawca – termin zdefiniowany w § 1 ust. 4 Regulaminu,
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną – termin zdefiniowany w § 1 ust. 3 Regulaminu,
Użytkownik – osoba fizyczna działająca w imieniu i na rzecz Usługobiorcy (np. pracownik lub współpracownik), upoważniona przez Usługobiorcę do korzystania z Konta i funkcjonalności Aplikacji.
Operator Płatności – zewnętrzny podmiot trzeci świadczący usługi płatnicze i obsługujący płatności w Aplikacji (np. płatności kartą lub innymi metodami udostępnionymi w Aplikacji), działający na podstawie własnych regulaminów.
Metoda Płatności – wybrany przez Usługobiorcę sposób dokonania płatności w Aplikacji za pośrednictwem Operatora Płatności (np. karta płatnicza lub inna metoda udostępniona w Aplikacji).

§ 3.

Wymagania techniczne, zasady korzystania z usług i bezpieczeństwo

W celu prawidłowego korzystania przez Użytkownika z usług świadczonych przez Usługodawcę za pomocą Aplikacji, niezbędne jest łącznie:
1. połączenie z siecią Internet,
2. posiadanie urządzeń pozwalających na korzystanie z zasobów sieci Internet,
3. posiadanie aktywnego konta poczty elektronicznej.
4. posiadanie numeru telefonu z możliwością ustawienia przekierowania połączeń na numer telefonu („Numer techniczny”) dostarczony przez Usługodawcę (RingFox).
5. korzystanie z aktualnej wersji przeglądarki internetowej obsługującej standardy HTML5 oraz JavaScript (np. Chrome, Edge, Firefox, Safari),
6. włączenie obsługi plików cookies oraz pamięci lokalnej przeglądarki (local storage), jeżeli jest to wymagane do prawidłowego działania Panelu.
Numer telefonu udostępniany przez Usługodawcę do konfiguracji przekierowania („Numer techniczny”) nie jest numerem telefonu Usługobiorcy, może ulec zmianie i służy wyłącznie do celów technicznych związanych ze świadczeniem Usługi. Usługobiorca zobowiązuje się nie publikować Numeru technicznego ani nie udostępniać go osobom trzecim jako numeru kontaktowego swojej firmy. Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za prawidłową konfigurację przekierowania połączeń.
Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że włączenie oraz korzystanie z przekierowania połączeń może wiązać się z dodatkowymi opłatami naliczanymi przez operatora komórkowego Usługobiorcy zgodnie z taryfą operatora. Opłaty te są niezależne od Opłaty Subskrypcyjnej i są ponoszone przez Usługobiorcę. Usługodawca nie ma wpływu na wysokość ani sposób naliczania tych opłat przez operatora.
Usługodawca informuje, że skuteczność obsługi połączeń, w tym jakość rozpoznawania mowy oraz transkrypcji, zależy w szczególności od jakości połączenia telekomunikacyjnego, urządzenia i warunków po stronie rozmówcy (m.in. mikrofonu, zakłóceń, hałasu, zasięgu/sygnału), a także od infrastruktury operatorów telekomunikacyjnych, na które Usługodawca nie ma wpływu.
W przypadku wykrycia obniżonej jakości rozpoznawania mowy Aplikacja może poprosić rozmówcę o powtórzenie wypowiedzi lub doprecyzowanie informacji. Usługodawca nie gwarantuje jednak pełnej poprawności transkrypcji ani kompletności danych pozyskanych w toku rozmowy.
W ramach Aplikacji zabronione jest korzystanie przez Użytkowników z wirusów, botów, robaków bądź innych kodów komputerowych, plików czy programów (w szczególności automatyzujących procesy skryptów i aplikacji bądź innych kodów, plików lub narzędzi).
Usługodawca informuje, że wykorzystuje kryptograficzną ochronę transferu elektronicznego oraz treści cyfrowych przez zastosowanie właściwych środków logicznych, organizacyjnych i technicznych, w szczególności w celu uniemożliwienia dostępu osobom trzecim do danych, w tym przez szyfrowanie SSL, stosowanie haseł dostępu oraz programów antywirusowych czy przeciw niechcianemu oprogramowaniu.
Usługodawca informuje, że pomimo stosowania zabezpieczeń, o których mowa ust. 6 powyżej korzystanie z sieci Internet oraz usług świadczonych drogą elektroniczną może być zagrożone dostaniem się do systemu teleinformatycznego oraz urządzenia Użytkownika, szkodliwego oprogramowania lub uzyskaniem dostępu do danych znajdującym się na tym urządzeniu przez osoby trzecie. W celu zminimalizowania powołanego zagrożenia Usługodawca zaleca stosowanie programów antywirusowych lub środków chroniących identyfikację w internecie.
Korzystanie z Aplikacji jest odpłatne.
Usługodawca nie odpowiada za brak możliwości korzystania z Aplikacji wynikający z niespełnienia wymagań technicznych po stronie Usługobiorcy/Użytkownika, w szczególności z braku dostępu do Internetu lub używania nieaktualnej/niewspieranej przeglądarki.
Użytkownik korzystający z usług świadczonych przez Usługodawcę zobowiązany jest podawać wyłącznie dane (w tym dane osobowe) zgodne ze stanem rzeczywistym. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Użytkownika nieprawdziwych lub niepełnych danych.
Usługobiorca oświadcza, że:
1. posiada pełną zdolność do zawarcia Umowy,
2. korzysta z Aplikacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
3. przysługują mu wszelkie prawa do Treści Usługobiorcy wprowadzanych do Aplikacji.
Usługobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność za Treści Usługobiorcy oraz skutki ich wykorzystania, w tym za naruszenie praw osób trzecich, przepisów prawa lub Regulaminu.
Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że Aplikacja nie świadczy usług doradczych, a wszelkie informacje, analizy lub rekomendacje mają charakter pomocniczy i nie mogą stanowić podstawy do podejmowania decyzji prawnych, finansowych, medycznych lub biznesowych bez niezależnej weryfikacji.
Usługodawca ma prawo czasowo zablokować dostęp do Usługi w przypadku wykrycia jej nadzwyczajnie wysokiego zużycia.
Po wysłaniu wiadomości e-mail lub SMS na wskazane przez Usługobiorcę dane kontaktowe Usługodawca nie ma wpływu na sposób zabezpieczenia skrzynki pocztowej, urządzenia końcowego lub kanału komunikacji Usługobiorcy ani na dostęp osób nieuprawnionych do tych zasobów. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości związane z tym ryzyka.

§ 3a.

Jak działa Usługa RingFox

Usługa RingFox polega na udostępnieniu Usługobiorcy Aplikacji w modelu SaaS, umożliwiającej obsługę przychodzących połączeń telefonicznych i zgłoszeń Klientów Usługobiorcy z wykorzystaniem asystenta AI oraz prowadzenie historii kontaktu w module CRM.
Usługa nie jest przeznaczona do zastosowań, które wiążą się z przetwarzaniem szczególnych kategorii danych osobowych (danych wrażliwych) w rozumieniu RODO, w tym w szczególności do obsługi procesów medycznych lub weterynaryjnych w zakresie, w jakim obejmują one przetwarzanie danych o zdrowiu. W przypadku stwierdzenia takiego wykorzystania Usługodawca może zawiesić Konto lub rozwiązać Umowę.
W celu korzystania z Usługi Usługobiorca konfiguruje przekierowanie połączeń ze swojego numeru telefonu na numer techniczny udostępniany przez Usługodawcę. Numer techniczny służy wyłącznie do celów technicznych i nie jest numerem kontaktowym Usługobiorcy. Numer techniczny jest własnością Usługodawcy lub zewnętrznych dostawców Usługodawcy i nie jest przypisany Usługobiorcy na stałe. Może ulec zmianie w trakcie świadczenia Usługi RingFox.
Usługobiorca może stosować różne rodzaje przekierowania połączeń (np. bezwarunkowe, przy zajętości, przy braku odpowiedzi) zgodnie z możliwościami operatora komórkowego Usługobiorcy. Usługodawca nie odpowiada za skutki konfiguracji przekierowania po stronie operatora, w tym za brak przekierowania, opóźnienia lub nieprawidłowe kierowanie połączeń.
Po odebraniu połączenia asystent AI prowadzi rozmowę według scenariuszy przygotowanych przez Usługodawcę oraz w oparciu o treści skonfigurowane przez Usługobiorcę, w tym na podstawie Treści Usługobiorcy (np. opisu firmy, FAQ, usług, cennika ale i danych w CRM jak imię nazwisko dzwoniącego, komentarze Usługobiorcy, czy poprzednie rozmowy dzwoniącego) wprowadzonych w Aplikacji
Jakość rozmowy, transkrypcji i wyników rozpoznawania mowy może zależeć od czynników, na które Usługodawca nie ma wpływu, w szczególności od jakości połączenia telefonicznego, siły sygnału, zakłóceń transmisji, jakości mikrofonu i głośnika telefonu rozmówcy, poziomu hałasu w otoczeniu, a także ustawień i parametrów urządzenia używanego przez rozmówcę. W konsekwencji mogą wystąpić błędy w rozpoznaniu mowy (np. przekłamania transkrypcji, niepełne zdania, pominięcia fragmentów wypowiedzi) oraz błędna interpretacja intencji rozmówcy.
W przypadku wykrycia, że wypowiedź rozmówcy jest niejednoznaczna, niespójna lub nie została prawidłowo rozpoznana, asystent AI może poprosić rozmówcę o powtórzenie wypowiedzi, doprecyzowanie informacji albo przekazanie jej w inny sposób (np. literowanie). Działania te mają charakter pomocniczy i nie stanowią gwarancji pełnej poprawności transkrypcji ani wyników rozmowy.
Usługa nie jest usługą alarmową ani krytyczną i nie jest przeznaczona do obsługi połączeń wymagających natychmiastowej interwencji (np. numerów alarmowych lub sytuacji zagrożenia życia/zdrowia).
W wyniku rozmowy Aplikacja może w szczególności:
1. utworzyć transkrypcję rozmowy oraz zapisać metadane połączenia,
2. utworzyć analizę rozmowy, w tym m.in. tagi, kategorię tematu, ocenę potencjału zgłoszenia (lead scoring), oznaczenie jako spam oraz podsumowanie rozmowy,
3. utworzyć lub zaktualizować dane kontaktowe w module CRM oraz przypisać do kontaktu historię interakcji,
4. wygenerować propozycje działań następczych (dalej: „Akcje”), w szczególności: oddzwonienie do rozmówcy, propozycję umówienia wizyty, wysłanie wiadomości SMS lub e-mail, utworzenie zadania w Aplikacji, albo inne czynności wspierające obsługę zgłoszenia.
5. wysłać SMS’a z powiadomieniem o rozmowie do Usługobiorcy na skonfigurowany przez niego numer telefonu. Dostarczenie powiadomień (SMS/e-mail) zależy od operatorów i dostawców usług łączności; Usługodawca nie gwarantuje doręczenia w określonym czasie ani braku opóźnień, filtrów antyspam lub odrzuceń po stronie dostawców.
Akcje generowane przez asystenta AI mają charakter wspomagający i co do zasady są przeznaczone do ręcznej obsługi przez Usługobiorcę (np. zatwierdzenia, realizacji lub odrzucenia), zgodnie z konfiguracją Aplikacji. Usługodawca nie gwarantuje, że Akcje będą kompletne, prawidłowe ani wystarczające do obsługi zgłoszenia, a ich realizacja wymaga oceny Usługobiorcy.
Moduł CRM służy do prowadzenia przez Usługobiorcę bazy kontaktów oraz historii interakcji z klientami Usługobiorcy. Usługobiorca może modyfikować dane i treści zapisane w CRM, w tym dodawać Treści Usługobiorcy wykorzystywane w rozmowie przez asystenta AI, oraz usuwać je zgodnie z funkcjonalnościami Aplikacji i zasadami opisanymi w Regulaminie oraz w dokumentach towarzyszących (w szczególności DPA i Polityce prywatności).
Usługa może obejmować funkcjonalność nagrywania rozmów i odsłuchu nagrań, jeżeli zostanie udostępniona przez Usługodawcę lub dostawców technologii. Włączenie nagrywania może wymagać spełnienia przez Usługobiorcę obowiązków informacyjnych wobec rozmówców.
Szczegółowy zakres funkcjonalności dostępnych w ramach Usługi może zależeć od wybranego planu subskrypcyjnego określonego w Cenniku.
Usługa jest realizowana z wykorzystaniem technologii podmiotów trzecich (w szczególności dostawców telekomunikacyjnych, infrastruktury oraz modeli AI). Dostępność i parametry tych technologii mogą wpływać na działanie Usługi, zgodnie z Regulaminem.

§ 4.

Umowa o dostarczanie Usługi

Na podstawie Umowy, Usługodawca umożliwia Usługobiorcy (w zakresie wynikającym z wybranego wariantu w Cenniku) korzystanie z funkcjonalności Aplikacji.
W celu zawarcia Umowy w okresie Próbnym, Usługobiorca powinien wykonać następujące czynności:
1. wejść na stronę Cennika (https://ringfox.eu/pricing/) i kliknąć przycisk „Rozpocznij okres próbny” / „Spróbuj za darmo” (lub równoważny przycisk prowadzący do rejestracji Konta),
2. w wyświetlającym się formularzu uzupełnić wymagane dane w tym nazwę firmy
3. przed założeniem Konta Usługobiorca ma dostęp do Regulaminu, Polityki prywatności oraz Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) stanowiącej integralną część Umowy i powinien się z nimi zapoznać. Następnie Usługobiorca obowiązkowo zaznacza checkbox przy oświadczeniu o akceptacji Regulaminu oraz potwierdzeniu zapoznania się z Polityką prywatności; akceptacja Regulaminu obejmuje zawarcie umowy DPA,
4. kliknąć przycisk „Utwórz konto”,
5. wejść w link aktywacyjny przesłany mailowo na podany przez Usługobiorcę adres e-mail.
Korzystanie z Aplikacji wymaga rejestracji, założenia Konta oraz potwierdzenia rejestracji drogą elektroniczną (za pomocą otrzymanego od Usługodawcy e-maila – linku aktywacyjnego).
Kliknięcie w link aktywacyjny jest równoznaczne z zawarciem przez Usługobiorcę nieodpłatnej Umowy w Okresie Próbnym. Rejestrując konto Usługobiorca oświadcza, że zapoznał się z treścią Regulaminu, akceptuje go i zobowiązuje się go przestrzegać oraz potwierdzasz, że korzystasz z usług jako przedsiębiorca, w ramach prowadzonej działalności zawodowej.
Po upływie Okresu Próbnego, Usługobiorca może zdecydować się na kontynuację korzystania z Usługi, co jest równoznaczne z przedłużeniem Umowy w sposób odpłatny, zgodnie z Cennikiem (który określa czas trwania, funkcje, rozliczenia w ramach Umowy).
Umowa nie przechodzi automatycznie w odpłatną Subskrypcję. Po upływie Okresu Próbnego (lub po wykorzystaniu limitów trialowych) dostęp do obsługi połączeń może zostać wstrzymany, a kontynuacja korzystania z Usługi wymaga aktywnego wyboru planu i dokonania płatności zgodnie z § 5.
W celu przedłużenia Umowy Usługobiorca powinien najpóźniej do końca Okresu Próbnego wejść w zakładkę Rozliczenia (https://panel.ringfox.eu/billing), wybrać wariant z Cennika i kliknąć opcję „Rozpocznij Standard” lub „Rozpocznij Rozszerzony”
Kliknięcie opcji „Rozpocznij Standard” lub „Rozpocznij Rozszerzony” jest równoznaczne z zawarciem przez Usługobiorcę odpłatnej Umowy na warunkach opisanych w wariancie wybranym w Cenniku.
Usługobiorca zachowuje wszelkie Treści Usługobiorcy oraz informacje i dane wprowadzone do swojego Konta w trakcie Okresu Próbnego, w przypadku przedłużenia Umowy (odpłatnej).
Usługodawca informuje, a Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że zachowanie zgodności Usługi korzystania z Aplikacji z Umową korzystania z Aplikacji nie wymaga instalowania jej aktualizacji.
W przypadku braku udzielenia Usługobiorcy dostępu do Usługi niezwłocznie po zawarciu Umowy, Usługobiorca wzywa Usługodawcę do niezwłocznego udzielenia dostępu do Usługi. Wezwanie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, może zostać wysłane za pomocą poczty elektronicznej, pod adres wskazany w § 1 ust. 5 pkt 1 Regulaminu. W przypadku, gdy Usługodawca nie udzieli Usługobiorcy dostępu do Usługi niezwłocznie po otrzymaniu wezwania, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Usługobiorca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
Usługobiorca ma prawo do:
1. usługobiorca może w trakcie trwania umowy pobrać/otrzymać eksport danych dotyczących jego konta (np. klienci CRM, metadane rozmów, transkrypcje/podsumowania w zakresie, w jakim są przechowywane) w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie (np. JSON/CSV),
2. po zakończeniu umowy Usługodawca umożliwia eksport przez 30 dni,
3. przeniesienie danych do innego dostawcy: Usługodawca nie tworzy nieuzasadnionych przeszkód w migracji; może oferować odpłatną usługę wsparcia migracji (konsultacje/techniczne wsparcie), bez gwarancji integracji z każdym systemem.
Dane udostępniane są w terminie 30 dni od zgłoszenia takiego żądania.

§ 5.

Opłaty i rozliczenia

Ceny usług w Cenniku są wyrażone w Polskich Złotych oraz stanowią wartość netto i nie zawierają podatku VAT. Do Opłaty Subskrypcyjnej, w przypadku płatności zostanie doliczona odpowiednia stawka VAT.
Jeżeli szczególne postanowienie Regulaminu lub indywidualne uzgodnienia z Usługodawcą nie stanowią inaczej, wszelkie płatności należne Usługodawcy są uiszczane przez Usługobiorcę za pomocą systemów płatności udostępnionych w ramach Aplikacji.
1. Płatności dokonywane są za pośrednictwem Operatora Płatności. Oznacza to, że po wybraniu Metody Płatności Usługobiorca może zostać przekierowany do systemu Operatora Płatności, a dane płatnicze (np. numer karty) są przetwarzane bezpośrednio przez Operatora Płatności, a nie przez Usługodawcę.
2. Usługodawca otrzymuje od Operatora Płatności wyłącznie potwierdzenie, że płatność została wykonana albo odrzucona.
3. Operator Płatności działa na podstawie własnych regulaminów i zasad bezpieczeństwa. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy lub przerwy w działaniu systemu płatności leżące po stronie Operatora Płatności.
Z tytułu świadczenia Usług, Usługobiorca obowiązany jest do uiszczania Opłaty Subskrypcyjnej według kwot wskazanych w Cenniku. Zmiany cen wskazanych w Cenniku ogłaszane są w Aplikacji oraz nie stanowią zmian niniejszego Regulaminu.
1. Akceptując Regulamin Usługobiorca wyraża zgodę na otrzymywanie faktur VAT drogą elektroniczną (bez podpisu) na adres e-mail wskazany przy rejestracji Konta lub w ustawieniach Konta.
2. Usługobiorca odpowiada za podanie prawidłowych i kompletnych danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT oraz ich aktualizację.
Niezależnie od powyższego, Usługodawca może umożliwić Usługobiorcy dokonanie płatności przelewem bankowym na rachunek wskazany na fakturze (w tym fakturze pro forma) lub w wiadomości e-mail, w szczególności: (a) w razie czasowej niedostępności Operatora Płatności, (b) w przypadku indywidualnych uzgodnień z Usługodawcą, (c) w przypadku płatności za dłuższy okres z góry.
Faktura pro forma ma charakter informacyjny/wezwaniowy i nie stanowi dokumentu księgowego; faktura VAT jest wystawiana zgodnie z przepisami po otrzymaniu płatności (o ile przepisy nie stanowią inaczej).
Usługodawca może uzależnić aktywację lub kontynuację odpłatnej Subskrypcji od zaksięgowania płatności przelewem.
W przypadku płatności, o której mowa w ust. 2, za dzień płatności uznaje się dzień potwierdzenia wykonania płatności przez Operatora Płatności, a w przypadku płatności przelewem – dzień zaksięgowania środków na rachunku bankowym Usługodawcy. Po potwierdzeniu płatności Usługodawca udostępnia Usługę w ramach wybranego planu oraz przesyła fakturę VAT drogą elektroniczną. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w księgowaniu przelewów wynikające z działania banków; aktywacja odpłatnej Subskrypcji może nastąpić po zaksięgowaniu środków.
Co do zasady Opłata Subskrypcyjna jest pobierana automatycznie, cyklicznie z góry za pośrednictwem Operatora Płatności. W przypadku płatności przelewem bankowym (na podstawie faktury/faktury pro forma) Opłata Subskrypcyjna jest uiszczana z góry przed rozpoczęciem kolejnego Okresu Subskrypcji, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, a rozliczenie następuje w cyklicznych Okresach Subskrypcji (np. miesięcznych) zgodnie z Cennikiem. Usługobiorca może zrezygnować z Usługi (wypowiedzieć Umowę) w każdym czasie poprzez ustawienia Konta (zakładka Rozliczenia) albo kontakt z Usługodawcą. Wypowiedzenie jest skuteczne na koniec opłaconego Okresu Subskrypcji, o ile Strony nie postanowią inaczej.
1. Usługobiorca może zmienić plan subskrypcyjny w Aplikacji. Zasady i moment wejścia w życie zmiany (w tym ewentualne rozliczenia proporcjonalne przy przejściu na wyższy plan) określa Aplikacja i/lub Cennik.
2. W przypadku wypowiedzenia Umowy w trakcie opłaconego Okresu Subskrypcji Opłata Subskrypcyjna za niewykorzystaną część Okresu Subskrypcji nie podlega zwrotowi, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
Brak zapłaty Opłaty Subskrypcyjnej przez Usługobiorcę spowoduje wstrzymanie dostępu do funkcjonalności Aplikacji, do momentu wpływu Opłaty Subskrypcyjnej na rachunek bankowy Usługodawcy.
1. W przypadku niepowodzenia automatycznego pobrania Opłaty Subskrypcyjnej Usługodawca może podjąć kilka kolejnych prób pobrania opłaty. Jeżeli mimo to płatność nie zostanie uregulowana, Usługodawca może wstrzymać dostęp do Usługi do czasu uregulowania należności.
W ramach Opłaty Subskrypcyjnej Usługobiorca otrzymuje limit minut rozmów obsłużonych w ramach Usługi w danym Okresie Subskrypcji („Limit Minut”) – zgodnie z wybranym planem i Cennikiem. Niewykorzystane minuty nie przechodzą na kolejne Okresy Subskrypcji, o ile Cennik nie stanowi inaczej.
Po przekroczeniu Limitu Minut naliczana jest dodatkowa opłata za rozmowy ponad limit („Opłata za Dodatkowe Minuty”) według stawek właściwych dla danego planu wskazanych w Cenniku.
Zużycie minut oraz naliczenie Opłaty za Dodatkowe Minuty jest ustalane na podstawie danych rejestrowanych w Aplikacji i/lub danych rozliczeniowych dostawców usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych do świadczenia Usługi.
Opłata za Dodatkowe Minuty jest rozliczana cyklicznie (np. na koniec Okresu Subskrypcji) i pobierana przy użyciu metod płatności dostępnych w Aplikacji albo doliczana do rozliczenia zgodnie z informacją w Aplikacji i Cenniku. W razie braku możliwości pobrania Opłaty za Dodatkowe Minuty, Usługodawca może wezwać Usługobiorcę do zapłaty lub wstrzymać świadczenie Usługi do czasu uregulowania należności.
Czas rozmów (minuty) jest ustalany na podstawie danych rozliczeniowych dostawcy usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych do świadczenia Usługi (w szczególności danych dostawcy numerów i połączeń). Dane pochodzące od dostawców technologii AI (np. asystenta głosowego) mogą mieć charakter pomocniczy. Jednostka rozliczeniowa (np. sekundy, rozpoczęte minuty) oraz sposób zaokrąglania zależą od zasad rozliczeniowych dostawcy telekomunikacyjnego; w przypadku rozbieżności rozstrzygające są dane tego dostawcy.

§ 6.

Cennik

Aktualny Cennik jest dostępny pod adresem: https://ringfox.eu/pricing/.
Cennik określa w szczególności: wysokość Opłaty Subskrypcyjnej, Limity Minut w planach oraz stawki Opłaty za Dodatkowe Minuty.
Cennik może przewidywać, że określona liczba Usług może zostać wykorzystana przez Usługobiorcę nieodpłatnie.
Usługodawca może dokonać zmiany Cennika w każdym czasie.
Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika dla aktywnych Subskrypcji. O zmianie Usługobiorca zostanie poinformowany z 30-dniowym wyprzedzeniem.
Jeżeli Usługobiorca nie akceptuje zmiany Cennika mającej zastosowanie do jego aktywnej Subskrypcji, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji przed wejściem zmiany w życie; w takim przypadku zmienione stawki nie znajdą zastosowania do tego Usługobiorcy.

§ 7.

Reklamacje – Przedsiębiorcy

Postanowienia niniejszego paragrafu mają zastosowanie wyłącznie do Przedsiębiorców.
W przypadku ujawnienia niezgodności Usługi z Regulaminem Usługobiorca może złożyć reklamację.
Reklamacja składana jest pisemnie lub za pomocą poczty elektronicznej, pod adres wskazany w § 1 ust. 5 pkt 1 Regulaminu, nie później niż w terminie 30 dni od dnia ujawnienia niezgodności.
Reklamacja powinna zawierać:
1. nazwę Usługobiorcy,
2. adres poczty elektronicznej,
3. opis ujawnionej niezgodności Usługi z Regulaminem.
Usługodawca może odmówić doprowadzenia Usługi do zgodności z Regulaminem, jeżeli jest to niemożliwe albo wymagałoby poniesienia przez Usługodawcę nadmiernych kosztów.
Po rozpatrzeniu reklamacji, Usługodawca udziela Usługobiorcy odpowiedzi na reklamację, w której:
1. uznaje reklamację oraz wskazuje planowany termin doprowadzenia Usługi do zgodności z Regulaminem,
2. odmawia doprowadzenia Usługi do zgodności z Regulaminem z przyczyny wskazanej w ust. 5 powyżej,
3. odrzuca reklamację z powodu jej bezzasadności.
Usługodawca udziela odpowiedzi na reklamację za pomocą poczty elektronicznej w terminie 21 (dwudziestu jeden) dni od dnia jej otrzymania. W przypadkach szczególnie skomplikowanych termin odpowiedzi na reklamację może się wydłużyć do 30 dni kalendarzowych.

§ 8.

Treści i Opinie Usługobiorcy

Usługobiorca może przesłać Usługodawcy Opinie dotyczące usług świadczonych przez Usługodawcę.
Przesłanie Opinii może nastąpić w jakikolwiek sposób, w tym za pomocą poczty elektronicznej.
Przesłanie Opinii nie nakłada na Usługodawcę obowiązku jej publikacji.
Opublikowana przez Usługodawcę Opinia może być przez niego usunięta w dowolnym czasie.
Zabronione jest umieszczanie Treści Usługobiorcy i Opinii:
1. zawierających nieprawdziwe dane, sprzecznych z prawem, Regulaminem lub dobrymi obyczajami,
2. zawierających treści służące prowadzeniu działań zabronionych przez prawo, nawołujących do przemocy, nienawiści lub znieważających jakąkolwiek grupę osób lub osobę,
3. zawierających treści mogące naruszać dobra osobiste, prawa autorskie, prawo do wizerunku lub innego rodzaju prawa osób trzecich,
4. zawierających treści reklamowe, promocyjne, polityczne, religijne lub dyskryminacyjne,
5. zawierających treści promujące działalność konkurencyjną wobec Usługodawcy.
Zgłoszenia dotyczące treści naruszających prawo lub Regulamin (w szczególności Opinii lub Treści Usługobiorcy) mogą być kierowane przez Usługobiorcę na adres e-mail: biuro@ringfox.eu. Usługodawca może podjąć działania adekwatne do naruszenia, w szczególności usunąć treść, ograniczyć jej widoczność, zawiesić Konto lub rozwiązać Umowę. Usługodawca informuje Usługobiorcę o podjętej decyzji w rozsądnym terminie.
Przesłanie Treści Usługobiorcy lub Opinii jest równoznaczne ze złożeniem przez Usługobiorcę oświadczenia, że jest on jej wyłącznym autorem. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za Treść Usługobiorcy/ treść Opinii oraz skutki jej publikacji (w tym za naruszenia dóbr osobistych oraz praw własności intelektualnej podmiotów trzecich).
Przesłanie Opinii jest równoznaczne z udzieleniem Usługodawcy przez Usługobiorcę nieodpłatnej licencji niewyłącznej na jej wykorzystanie bez ograniczeń czasowych i terytorialnych w materiałach promocyjnych Usługodawcy (dalej: „Licencja”).
Postanowienia dotyczące Licencji odnoszą się do Opinii oraz materiałów przekazanych Usługodawcy przez Usługobiorcę w celu ich publikacji promocyjnej (np. referencji, case study), i nie dotyczą danych operacyjnych wprowadzanych do CRM wyłącznie w celu świadczenia Usługi.
Licencja uprawnia Usługodawcę do modyfikowania Opinii, jeżeli jest to niezbędne do jej rozpowszechnienia w określony sposób, bez zmieniania jej istoty i treści.
Licencja upoważnia Usługodawcę do udzielania dowolnie wybranym podmiotom trzecim dalszych licencji na korzystanie z Opinii. Dalsza licencja, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, może być udzielona przez Usługodawcę odpłatnie lub nieodpłatnie.

§ 9.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)

Usługodawca informuje, że Aplikacja wykorzystuje:
1. modele AI dostarczane przez ElevenLabs (w zakresie obsługi rozmów głosowych, analizowania treści, mowy i generowania treści w toku rozmowy),
2. przeznaczenie: do automatycznej obsługi połączeń telefonicznych i zgłoszeń, w tym w szczególności: odbierania połączeń, prowadzenia rozmów według skonfigurowanych scenariuszy, zbierania danych kontaktowych i informacji o zgłoszeniu, tworzenia transkrypcji oraz podsumowań rozmów, kwalifikacji zgłoszeń (np. tagowanie, lead scoring) oraz inicjowania działań następczych (np. prośba o doprecyzowanie, przekazanie informacji, umówienie wizyty),
3. kategoria ryzyka według AI Actu: system interaktywny AI wykorzystywany do komunikacji z osobami fizycznymi; w ocenie Usługodawcy Aplikacja co do zasady nie stanowi systemu wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act, o ile nie jest wykorzystywana do przypadków użycia kwalifikowanych jako wysokiego ryzyka.
4. usługodawca zapewnia mechanizmy umożliwiające spełnienie obowiązków informacyjnych wobec rozmówców telefonicznych (w szczególności komunikat, że rozmowa jest obsługiwana przez AI), jednak za treść, zgodność z prawem i faktyczne przekazanie tych informacji odpowiada Usługobiorca jako podmiot obsługujący relację z rozmówcą oraz co do zasady administrator danych osobowych rozmówców.
Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że wyniki generowane przez AI:
1. mogą zawierać błędy, nieścisłości lub halucynacje,
2. wymagają weryfikacji przez człowieka przed wykorzystaniem (w szczególności w zakresie cen, terminów, warunków usług, zobowiązań i reklamacji, danych osobowych),
3. nie stanowią porady prawnej, medycznej ani finansowej oraz nie zastępują decyzji człowieka.
Usługobiorca zobowiązuje się do:
1. weryfikacji kluczowych informacji generowanych przez AI przed ich wykorzystaniem (w szczególności cen, terminów, warunków świadczenia usług, informacji),
2. niepolegania wyłącznie na wynikach AI przy podejmowaniu decyzji mogących wywołać skutki prawne lub istotnie wpływać na sytuację rozmówcy,
3. przestrzegania wymogów AI Actu dot. przejrzystości wobec swoich klientów i rozmówców (w tym informowania o użyciu, procesowaniu przez AI).
4. niewykorzystywania Aplikacji do zastosowań zakazanych oraz do przypadków użycia kwalifikowanych jako wysokiego ryzyka, jeżeli Aplikacja nie jest do nich przeznaczona.
Dane wprowadzane do Aplikacji mogą być:
1. przekazywane do zewnętrznych dostawców technologii w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, w tym w szczególności do ElevenLabs (a także innych podwykonawców wskazanych w wykazie podwykonawców / DPA),
2. wykorzystywane do treningu modeli: NIE – Usługodawca nie wykorzystuje danych Usługobiorcy ani danych rozmówców do trenowania własnych modeli AI (zasady przetwarzania przez podwykonawców określają ich warunki oraz DPA).
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
1. decyzje biznesowe podjęte na podstawie wyników AI,
2. naruszenia praw własności intelektualnej lub innych praw osób trzecich wynikające z danych lub treści dostarczonych przez Usługobiorcę do Aplikacji,
3. skutki wykorzystania wyników AI przez Usługobiorcę bez weryfikacji kluczowych informacji lub w sposób sprzeczny z przeznaczeniem Aplikacji, Regulaminem lub prawem,
4. naruszenie praw osób trzecich wynikające z danych lub treści dostarczonych przez Usługobiorcę do Aplikacji albo sposobu wykorzystania wyników AI przez Usługobiorcę.
Treści wygenerowane przez AI są własnością Usługobiorcy w zakresie dozwolonym przez prawo – z zastrzeżeniem praw dostawców modeli AI. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że: – treści AI mogą nie podlegać ochronie prawa autorskiego – podobne treści mogą zostać wygenerowane dla innych użytkowników, a Usługodawca nie gwarantuje unikalności wyników.
Usługobiorca zobowiązuje się do:
1. weryfikacji, czy wyniki AI wykorzystywane przez Usługobiorcę nie naruszają praw osób trzecich,
2. oznaczania treści jako wygenerowane przez AI tam, gdzie wymaga tego prawo.

§ 10.

Odpowiedzialność i poziom usług

Usługodawca zobowiązuje się świadczyć Usługi z dochowaniem należytej staranności. Usługa świadczona jest w modelu „as is” i „as available”, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Strony wyłączają odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu utraconych korzyści Usługobiorcy, będącego Przedsiębiorcą.
Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorcy z tytułu Umowy, niezależnie od podstawy prawnej, jest ograniczona do łącznej kwoty Opłaty Subskrypcyjnej zapłaconej przez Usługobiorcę za ostatnie 3 (trzy) miesiące poprzedzające zdarzenie będące podstawą roszczenia.
Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie ani w zakresie, w jakim ich wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu wydajności, efektywności lub użyteczności Aplikacji w relacji do konkretnych potrzeb i zastosowań Usługobiorcy.
Usługodawca może ograniczyć, zmodyfikować lub wyłączyć określone funkcjonalności Aplikacji, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia zgodności z przepisami prawa, decyzjami organów nadzorczych lub wytycznymi regulatorów, bez ponoszenia odpowiedzialności wobec Usługobiorcy.
W zakresie dozwolonym przez przepisy Kodeksu cywilnego Usługodawca nie ponosi wobec Usługobiorcy ani Użytkowników odpowiedzialności za skutki:
1. wykorzystywania przez Użytkowników jakichkolwiek usług lub funkcjonalności dostępnych w ramach Aplikacji niezgodnie z ich przeznaczeniem,
2. podania przez Użytkowników nieprawidłowych lub nieprawdziwych danych,
3. skutki wykorzystania danych autoryzujących dostęp do Konta przez osoby trzecie, jeżeli osoby te weszły w posiadanie tych danych na skutek ich ujawnienia przez Użytkownika albo na skutek ich niedostatecznego zabezpieczenia przez Użytkownika przed dostępem takich osób.
W zakresie dozwolonym przez przepisy Kodeksu cywilnego Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia w funkcjonowaniu Aplikacji wynikające z:
1. działania siły wyższej (za którą uznaje się także niedostępność API kluczowych dostawców zewnętrznych usług czy zakaz używania konkretnych modeli AI przez organy nadzorcze),
2. prowadzonych w Aplikacji niezbędnych prac serwisowych,
3. przyczyn leżących po stronie Użytkownika,
4. przyczyn niezależnych od Usługodawcy, w szczególności działania osób trzecich, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności.
Usługodawca zobowiązuje się przeprowadzać prace, o których mowa w ust. 8 pkt 2 powyżej, w sposób możliwie najmniej uciążliwy dla Użytkowników oraz w miarę możliwości z wyprzedzeniem informować ich o planowanych pracach.
Usługodawca zobowiązuje się w miarę możliwości na bieżąco usuwać zakłócenia w funkcjonowaniu Aplikacji.
Usługobiorca zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności oraz pokryć wszelkie szkody, koszty i roszczenia osób trzecich powstałe w związku z:
1. korzystaniem z Aplikacji niezgodnie z Regulaminem,
2. Treściami Usługobiorcy,
3. naruszeniem przepisów prawa przez Usługobiorcę.
  Powyższe obejmuje w szczególności koszty postępowań sądowych, administracyjnych oraz obsługi prawnej.
Po zakończeniu Umowy, Usługodawca umożliwia Usługobiorcy pobranie eksportu danych przez 30 dni od dnia zakończenia Umowy, a następnie usuwa dane zgodnie z §12 Regulaminu (z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w tym paragrafie).
Usługobiorca może zażądać:
1. eksportu danych przed usunięciem,
2. migracji asystowanej (dodatkowo płatnej z ceną ustalaną indywidualnie).
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki błędów, opóźnień lub niedokładności rozpoznawania mowy i transkrypcji rozmów wynikających z jakości połączeń telekomunikacyjnych, urządzeń lub warunków po stronie rozmówcy, ani za wynikające z tego błędne lub niepełne informacje w CRM lub działaniach następczych, o ile mieszczą się one w granicach dopuszczonych przez prawo.

§ 11.

Własność intelektualna Usługodawcy

Wszystkie elementy składowe Aplikacji w szczególności:
1. nazwa Aplikacji,
2. logo Aplikacji,
3. zdjęcia i opisy,
4. zasady działania Aplikacji, wszystkie jego elementy graficzne, interfejs, oprogramowanie, kod źródłowy oraz bazy danych
  – podlegają ochronie prawnej na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej, ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisów prawa Unii Europejskiej.
Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznej, niezbywalnej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Aplikacji wyłącznie w zakresie wynikającym z wybranego planu subskrypcyjnego.
Licencja nie obejmuje:
1. prawa do modyfikacji, kopiowania lub dekompilacji Aplikacji,
2. prawa do udostępniania Aplikacji osobom trzecim, chyba że Regulamin stanowi inaczej.
Jakiekolwiek korzystanie z własności intelektualnej Usługodawcy bez jego uprzedniego, wyraźnego zezwolenia, z naruszeniem Regulaminu jest zabronione.
Zabrania się korzystania z Aplikacji w celu:
1. tworzenia produktów konkurencyjnych,
2. testowania, benchmarkingu lub reverse engineeringu,
3. obejścia limitów technicznych lub licencyjnych.
Usługodawca jest uprawniony do monitorowania sposobu korzystania z Aplikacji w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom oraz egzekwowania Regulaminu.
Naruszenie powyższych zasad uprawnia Usługodawcę do natychmiastowego zawieszenia Konta lub rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia.

§ 12.

Dane osobowe

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Usługodawcę znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej pod adresem: https://ringfox.eu/privacy-policy-pl.
W zakresie, w jakim Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Usługobiorcy (w szczególności dane rozmówców Usługobiorcy, dane kontaktowe w CRM, treści rozmów, transkrypcje oraz dane analityczne rozmów), Strony zawierają Umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA), udostępnioną Usługobiorcy przed zawarciem Umowy i stanowiącą integralną część Umowy. Co do zasady Usługobiorca jest administratorem danych osobowych rozmówców/klientów Usługobiorcy, a Usługodawca przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający na podstawie DPA.
Usługa jest świadczona z wykorzystaniem podwykonawców (w tym dostawców telekomunikacyjnych, infrastruktury oraz AI), a w związku z tym może dochodzić do przekazywania danych poza EOG – na zasadach określonych w DPA oraz zgodnie z aktualnym wykazem podwykonawców.
Aktualny wykaz podwykonawców (subprocesorów) oraz informacje o ewentualnych transferach danych poza EOG są dostępne w DPA oraz pod adresem: https://ringfox.eu/umowa-powierzenia-przetwarzania-danych-osobowych/.
Okresy przechowywania danych związanych ze świadczeniem Usługi są co do zasady następujące:
1. nagrania audio rozmów – jeżeli Usługobiorca włączył nagrywanie – przechowywane są przez okres 20 dni od daty rozmowy, a następnie trwale usuwane, z zastrzeżeniem ust. 5.4 poniżej;
2. treści rozmów (w tym transkrypcje oraz analizy AI rozmów) – przechowywane są przez okres do 6 miesięcy od daty rozmowy, a następnie trwale usuwane, z zastrzeżeniem ust. 5.4 poniżej;
3. dane kontaktów w module CRM – co do zasady przechowywane są przez czas trwania Umowy; dodatkowo Usługobiorca może włączyć automatyczne usuwanie danych kontaktów po okresie bezczynności (np. 6/12/24 miesięcy) zgodnie z ustawieniami Aplikacji;
4. po zakończeniu Umowy Usługodawca usuwa dane osobowe przetwarzane na rzecz Usługobiorcy w terminie 30 dni, z zastrzeżeniem danych, które muszą zostać zachowane w zakresie wymaganym przez przepisy prawa (np. dokumentacja księgowa/rozliczeniowa), przy czym w miarę możliwości dane te nie obejmują treści rozmów ani numerów telefonów rozmówców.
Usunięcie danych dotyczy systemów produkcyjnych (operacyjnych) Usługodawcy; dane mogą utrzymywać się przez ograniczony czas w kopiach zapasowych tworzonych dla zapewnienia ciągłości działania i bezpieczeństwa, przy czym kopie te są nadpisywane/usuwane w cyklu nie dłuższym niż 30 dni, o ile przepisy prawa nie wymagają dłuższego przechowania
Niezależnie od powyższego, w przypadku sporu, reklamacji lub roszczenia (tzw. legal hold), Usługodawca może zachować wskazane dane w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy przez czas jej trwania lub do upływu terminów przedawnienia, a następnie usunąć je zgodnie z zasadami bezpieczeństwa.

§ 13.

Zmiana Usługi

Usługodawca może dokonać zmiany Usługi w przypadku:
1. konieczności dostosowania Usługi do nowo powstających urządzeń lub oprogramowania używanych przez Użytkowników do korzystania z Usługi,
2. podjęcia przez Usługodawcę decyzji o usprawnieniu Usługi poprzez dodanie do niej nowych funkcjonalności lub modyfikacji dotychczasowych funkcjonalności,
3. prawnego obowiązku dokonania zmian, w tym obowiązku dostosowania Usługi do aktualnego stanu prawnego.
Zmiana Usługi nie może wiązać się z jakimikolwiek kosztami po stronie Usługobiorcy, chyba że Usługobiorca zdecyduje się na skorzystanie z odpłatnych funkcjonalności, zmieni Plan lub zaakceptuje zmianę Cennika zgodnie z Regulaminem.
Usługodawca informuje Usługobiorcę o dokonanej zmianie Usługi poprzez umieszczenie na Koncie komunikatu informującego o zmianach. Niezależnie, informacja o dokonanej zmianie może zostać przesłana Usługobiorcom za pomocą poczty elektronicznej.
Jeżeli zmiana Usługi będzie istotnie i negatywnie wpływała na możliwość korzystania z Usługi przez Usługobiorcę, Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie.

§ 14.

Zmiana Regulaminu

Usługodawca może dokonać zmiany w Regulaminie m.in. w przypadku:
1. zmiany przedmiotu działalności Usługodawcy,
2. rozpoczęcia dostarczania przez Usługodawcę nowych usług, modyfikacji usług dotychczas dostarczanych lub zaprzestania ich dostarczania,
3. dokonania technicznej modyfikacji Aplikacji wymagających dostosowania do nich postanowień Regulaminu,
4. prawnego obowiązku dokonania zmian, w tym obowiązku dostosowania Regulaminu do aktualnego stanu prawnego.
O zmianie Regulaminu Usługobiorca zostanie poinformowany poprzez opublikowanie jego zmienionej wersji w Systemie Informatycznym. Niezależnie, zmieniona wersja Regulaminu zostanie przesłana Usługobiorcy pocztą elektroniczną.
Do umów zawartych przed zmianą Regulaminu, stosuje się postanowienia ówcześnie obowiązującego Regulaminu.
Usługobiorca, który nie zgadza się na zmianę Regulaminu, może wypowiedzieć Umowę korzystania z Aplikacji ze skutkiem natychmiastowym w terminie 14 (czternastu) dni od dnia otrzymania informacji o zmianie Regulaminu. Brak wypowiedzenia uznaje się za zgodę na zmianę Regulaminu.
Wypowiedzenie Umowy korzystania z Aplikacji następuje poprzez złożenie Usługodawcy przez Usługobiorcę oświadczenia o wypowiedzeniu tej Umowy. Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, może zostać wysłane za pomocą poczty elektronicznej, pod adres wskazany w § 1 ust. 5 pkt 1 Regulaminu.
Niezwłocznie po otrzymaniu oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy Usługodawca dezaktywuje Konto i zaprzestaje świadczenia Usługi, a usunięcie danych następuje zgodnie z § 12 oraz pozostałymi postanowieniami Regulaminu.

§ 15.

Postanowienia końcowe

Aktualna wersja Regulaminu obowiązuje od dnia 20.02.2026 r.
Usługodawca może przenieść prawa i obowiązki wynikające z Umowy na inny podmiot w ramach restrukturyzacji, sprzedaży przedsiębiorstwa, działalności, grupy kapitałowej.
Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe zachowują pełną moc.
Regulamin stanowi całość porozumienia Stron i zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia.
Brak egzekwowania postanowień Regulaminu nie stanowi zrzeczenia się prawa do ich późniejszego egzekwowania.
Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory na gruncie niniejszego regulaminu będą rozwiązywane w drodze polubownych negocjacji, a w przypadku, gdy nie dojdzie do porozumienia – przed sądem powszechnym właściwym ze względu na siedzibę Usługodawcy.
W przypadku udostępnienia Regulaminu w innych wersjach językowych, wersją wiążącą jest wersja polska.
Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie znajdą przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.