Niniejsza Polityka prywatności (“Polityka”) opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu RingFox dostępnego pod domeną https://ringfox.eu oraz Panelu dostępnego pod adresem https://panel.ringfox.eu (“Serwis”, “Aplikacja”).

Terminy pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

Administrator danych (gdy RingFox działa jako administrator)

Administratorem danych osobowych jest Rafał Pietrasik prowadzący działalność gospodarczą pod firmą XQG Software Rafał Pietrasik, ul. Macieja Rataja 76, 08-400 Garwolin, NIP: 8261944129, REGON: 141123383 (“Administrator”).

Kontakt

W sprawach związanych z danymi osobowymi możesz skontaktować się z Administratorem:

– e-mail: biuro@ringfox.eu

– poczta: ul. Macieja Rataja 76, 08-400 Garwolin

Role w przetwarzaniu danych (Administrator i podmiot przetwarzający)

W zależności od kontekstu RingFox przetwarza dane osobowe:

1. jako administrator – w zakresie danych konta w Panelu, rozliczeń, komunikacji, obsługi zgłoszeń i bezpieczeństwa Serwisu;

2. jako podmiot przetwarzający (procesor) – w zakresie danych rozmówców/klientów Usługobiorcy (np. metadane połączeń, transkrypcje, analizy AI, CRM) przetwarzanych w celu świadczenia Usługi na rzecz Usługobiorcy.

Gdy RingFox działa jako podmiot przetwarzający, administratorem danych rozmówców jest co do zasady Usługobiorca, a szczegóły przetwarzania reguluje DPA zawierane między Usługodawcą a Usługobiorcą.

Środki ochrony danych osobowych

Administrator stosuje nowoczesne zabezpieczenia organizacyjne i techniczne, aby zapewnić jak najlepszą ochronę Twoich danych osobowych oraz dokłada staranności, że przetwarza je zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Mimo stosowania adekwatnych środków bezpieczeństwa nie możemy obiecać ani zagwarantować, że hakerzy, cyberprzestępcy lub inne nieuprawnione osoby trzecie nie obejdą naszych zabezpieczeń i nie uzyskają nieuprawnionego dostępu do Twoich danych, nie zbiorą ich, nie ukradną ani nie zmodyfikują.

Co możesz zrobić, aby dodatkowo chronić swoje dane

Aby dodatkowo zabezpieczyć swoje dane:

– używaj silnego, unikalnego hasła do konta,

– zmieniaj hasło regularnie,

– nie udostępniaj hasła innym,

– ogranicz dostęp do swojego urządzenia i przeglądarki.

Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania (gdy RingFox jest administratorem)

1. Utworzenie i utrzymanie konta w Panelu, realizacja Umowy

   1. Zakres danych: e-mail, imię i nazwisko (jeśli podane), nazwa firmy/JDG, identyfikator konta, dane uprawnień/użytkowników w Panelu, historia aktywności w Panelu w zakresie niezbędnym do działania Serwisu.

   2. Podstawa prawna:

      – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy Umowa jest zawierana z osobą fizyczną prowadzącą działalność), lub
      – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na realizacji Umowy z podmiotem, w imieniu którego działasz – gdy jesteś jego przedstawicielem/pracownikiem).

   3. Okres: przez czas trwania Umowy, a następnie do czasu przedawnienia roszczeń.

2. Rozliczenia i obowiązki podatkowo-księgowe

   1. Zakres danych: dane do faktury (nazwa firmy/JDG, NIP, adres na fakturze – jeśli wymagany), dane dokumentów księgowych, kwoty, identyfikatory płatności/transakcji.

   2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

   3. Okres: 5 lat od końca roku podatkowego (zgodnie z przepisami podatkowymi).

3. Kontakt i wsparcie (support), obsługa zapytań

   1. Zakres danych: e-mail, imię/nazwisko (jeśli podane), dane zawarte w treści korespondencji.

   2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (udzielenie odpowiedzi, obsługa zgłoszenia).

   3. Okres: do zakończenia korespondencji/sprawy albo do skutecznego sprzeciwu – zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.

4. Reklamacje i roszczenia (B2B)

   1. Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe zgłaszającego, dane o koncie, opis zdarzenia oraz korespondencja reklamacyjna.

   2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja Umowy) oraz/lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (obrona przed roszczeniami).

   3. Okres: przez czas trwania postępowania reklamacyjnego, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

5. Bezpieczeństwo Serwisu, logi i przeciwdziałanie nadużyciom

   1. Zakres danych: adres IP, data i czas, identyfikatory zdarzeń/żądań, informacje o przeglądarce i systemie (user-agent), identyfikator konta – w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego działania.

   2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, stabilność).

   3. Okres: przez czas niezbędny do osiągnięcia celu, z uwzględnieniem bezpieczeństwa i rozliczalności.

6. Statystyki i ulepszanie Serwisu (analityka)

   1. Zakres danych: dane o korzystaniu z Serwisu (np. zdarzenia, odwiedzone podstrony, przybliżona lokalizacja, IP), w zakresie zależnym od konfiguracji narzędzi analitycznych i ustawień cookies.

   2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ulepszanie Serwisu), a w zakresie cookies analitycznych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) zgodnie z ustawieniami zgód cookies.

   3. Okres: zgodnie z ustawieniami narzędzi analitycznych (np. w Google Analytics).

7. Komunikacja systemowa (wiadomości transakcyjne)

   1. Zakres danych: e-mail, identyfikator konta, dane techniczne wysyłki (timestamp, status), bez treści rozmów.

   2. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy) / lit. f (uzasadniony interes: bezpieczeństwo konta, komunikacja operacyjna).

   3. Okres: przez czas niezbędny do realizacji, plus ewentualnie logi rozliczalności (krótkie).

Informacja o automatycznych decyzjach: RingFox nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

Przetwarzanie danych rozmówców/klientów Usługobiorcy (gdy RingFox jest procesorem)

W ramach świadczenia Usługi RingFox może przetwarzać dane rozmówców/klientów Usługobiorcy, m.in. metadane połączeń, transkrypcje, analizy AI, wpisy CRM oraz – jeżeli włączone – nagrania rozmów.

W tym zakresie RingFox działa co do zasady jako podmiot przetwarzający, a administratorem danych jest Usługobiorca. Szczegóły określa DPA.

Okresy przechowywania danych związanych ze świadczeniem Usługi są co do zasady zgodne z Regulaminem, w tym m.in.:

– nagrania audio (jeżeli włączone): 20 dni,

– transkrypcje/treści rozmów/analizy AI: do 6 miesięcy,

– dane CRM: przez czas trwania Umowy (z opcją auto-usuwania po okresie bezczynności),

– po zakończeniu Umowy: usunięcie danych osobowych przetwarzanych na rzecz Usługobiorcy co do zasady w 30 dni, z wyjątkami (rozliczenia, legal hold, kopie zapasowe)

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych osobowych będą następujące podmioty zewnętrzne współpracujące z Administratorem:

1. firmy będące dostawcami architektury i hostingu;

2. dostawcy systemów płatności online;

3. firmy dostarczające narzędzia służące analizy aktywności w Aplikacji i statystyki (np. Google Analytics);

4. firma świadcząca usługi księgowe;

5. dostawcy telekomunikacyjny Twilio obsługująca połączenie telefoniczne/SMS

6. dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail (Resend) – wysyłka wiadomości transakcyjnych (np. aktywacja konta, reset hasła, faktury/komunikaty systemowe).

7. dostawcy technologii głosowych/AI ElevenLabs

Ponadto, dane osobowe mogą zostać przekazane również podmiotom publicznym lub prywatnym, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego wyroku sądu lub prawomocnej decyzji administracyjnej.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

W związku z korzystaniem z dostawców usług telekomunikacyjnych, infrastrukturalnych oraz narzędzi analitycznych, dane osobowe mogą być przekazywane do odbiorców poza EOG (np. do USA) – w szczególności w ramach usług takich jak Twilio (połączenia/SMS), ElevenLabs (obsługa głosu/AI), Google Analytics (statystyki), Resend (e-mail).

Przekazywanie danych poza EOG odbywa się z zastosowaniem wymaganych prawem mechanizmów, w szczególności standardowych klauzul umownych (SCC) lub jeżeli ma zastosowanie dla danego dostawcy na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU–US Data Privacy Framework).

Dodatkowe informacje o dostawcach (w tym podwykonawcach/subprocesorach) i lokalizacjach przetwarzania mogą być wskazane w DPA oraz w wykazie podwykonawców.

Uprawnienia

W zakresie danych rozmówców/klientów Usługobiorcy przetwarzanych przez RingFox w roli podmiotu przetwarzającego, realizacja praw osób, których dane dotyczą, co do zasady odbywa się za pośrednictwem Usługobiorcy jako administratora danych. RingFox może wspierać realizację takich żądań zgodnie z DPA i poleceniami Usługobiorcy.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, przysługują Ci następujące uprawnienia:

1. prawo do informacji, jakie dane osobowe Ciebie dotyczące są przetwarzane przez Administratora oraz do otrzymania kopii tych danych (tzw. prawo dostępu). Wydanie pierwszej kopii danych jest darmowe, za kolejne Administrator może naliczyć opłatę;

2. jeżeli przetwarzane dane staną się nieaktualne lub niekompletne (lub w inny sposób niepoprawne) masz prawo zażądać ich sprostowania;

3. w pewnych sytuacjach możesz zwrócić się do Administratora o usunięcie swoich danych osobowych, np. gdy:

   1. dane przestaną być potrzebne Administratorowi do celów, o których poinformował;

   2. skutecznie cofnąłeś zgodę na przetwarzanie danych – o ile Administrator nie ma prawa przetwarzać danych na innej podstawie prawnej;

   3. przetwarzanie jest niezgodne z prawem;

   4. konieczność usunięcia danych wynika z ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego;

4. w przypadku, gdy dane osobowe są przetwarzane przez Administratora na podstawie udzielonej zgody na przetwarzanie albo w celu wykonania Umowy z nim zawartej, masz prawo przenieść swoje dane do innego administratora;

5. w przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są przez Administratora na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody na przetwarzanie, masz prawo cofnąć tę zgodę w każdym momencie (cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem);

6. jeśli uznasz, że przetwarzane dane osobowe są nieprawidłowe, ich przetwarzanie jest niezgodne z prawem, lub Administrator nie potrzebuje już określonych danych, możesz zażądać, aby przez określony, potrzebny czas (np. sprawdzenia poprawności danych lub dochodzenia roszczeń) Administrator nie dokonywał na danych żadnych operacji, a jedynie je przechowywał;

7. masz prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, których podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W razie skutecznego wniesienia sprzeciwu, Administrator przestanie przetwarzać dane osobowe w ww. celu;

8. masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Pliki cookies

1. Administrator informuje, że Aplikacja korzysta z plików „cookies” (ciasteczka), instalowanych w Twoim urządzeniu końcowym. Są to niewielkie pliki tekstowe, które mogą być one odczytywane przez system Administratora, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzysta Administrator (np. Google’a).
   Aplikacja może także korzystać z pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) w celu zapamiętania ustawień interfejsu (np. motyw/kolory, szerokość menu). Informacje te służą wyłącznie wygodzie korzystania z Panelu i są przechowywane na urządzeniu użytkownika do czasu ich usunięcia (np. przez wyczyszczenie danych przeglądarki lub ustawień Aplikacji).

2. Administrator wykorzystuje pliki cookies w następujących celach:

   1. zapewnienie prawidłowego działania Aplikacji – dzięki plikom cookies, możliwe jest sprawne działanie Aplikacji, korzystanie z jego funkcji oraz wygodne przemieszczanie się między poszczególnymi podstronami;

   2. zwiększenie komfortu korzystania z Aplikacji – dzięki plikom cookies możliwe jest wykrywanie błędów na niektórych podstronach oraz ich stałe ulepszanie;

   3. tworzenie statystyk– pliki cookies są wykorzystywane w celu dokonania analizy sposobu korzystania przez użytkowników Aplikacji. Dzięki temu możliwe jest stałe ulepszanie Aplikacji i dostosowywanie jej działania do preferencji użytkowników;

3. Administrator może umieszczać w Twoim urządzeniu zarówno pliki trwałe, jak i tymczasowe (sesyjne). Pliki sesyjne są zazwyczaj usuwane z chwilą zamknięcia przeglądarki, natomiast zamknięcie przeglądarki nie powoduje usunięcia plików trwałych.

4. Informacja o plikach cookies wykorzystywanych przez Administratora wyświetlana jest w panelu znajdującym się w dolnej części strony internetowej/stopce Aplikacji. W zależności od Twojej decyzji, możesz włączyć lub wyłączyć pliki cookies poszczególnych kategorii (z wyjątkiem niezbędnych plików cookies) oraz zmieniać te ustawienia w każdym czasie.

5. Dane zbierane za pomocą plików cookies nie pozwalają Administratorowi na Twoją identyfikację.

6. Administrator korzysta z następujących plików cookies lub wykorzystujących je narzędzi:
   

   NARZĘDZIE	DOSTAWCA	FUNKCJE I ZAKRES POBIERANYCH DANYCH	OKRES DZIAŁANIA
   Niezbędne pliki cookies	Administrator	Działanie tych plików jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Aplikacji/strony internetowej Aplikacji, dlatego nie możesz ich wyłączyć. Dzięki tym plikom (pobierających m.in. numer IP Twojego urządzenia), możliwe jest m.in. informowanie Cię o plikach cookies działających w Aplikacji	Większość niezbędnych plików cookies ma charakter sesyjny, niektóre jednak pozostają w Twoim urządzeniu końcowym przez okres 3 miesięcy lub do momentu ich usunięcia;
   Google Analytics	Google	Narzędzie to umożliwia zbieranie danych statystycznych o sposobie korzystania z Aplikacji przez Użytkowników, m.in. o liczbie odwiedzin, czasie trwania odwiedzin, stosowanej wyszukiwarce, lokalizacji. Zebrane dane pomagają ulepszać Aplikację oraz czynić ją bardziej przyjazną dla Użytkowników	do 2 lat lub do momentu ich usunięcia (w zależności o tego, które z wymienionych zdarzeń nastąpi wcześniej)
   YouTube (osadzone wideo / iframe)	Google/YouTube	Prezentacja treści wideo. treści z iframe mogą ustawiać cookies i wymagać zgody (w zależności od implementacji)

    

7. Za pośrednictwem większości powszechnie używanych przeglądarek możesz sprawdzić, czy na Twoim urządzeniu końcowym zostały zainstalowane pliki cookies, jak również usunąć zainstalowane pliki cookies oraz zablokować instalowanie ich w przyszłości przez Aplikację. Wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może jednak spowodować dość poważne trudności w korzystaniu z Aplikacji, np. w postaci konieczności logowania się na każdej podstronie, dłuższego okresu ładowania się Aplikacji, ograniczeń w korzystaniu z niektórych funkcjonalności.

8. Na stronie mogą być osadzane treści zewnętrzne (np. wideo YouTube). Załadowanie takiej treści może powodować przekazanie danych (np. adres IP, identyfikatory przeglądarki) do dostawcy. Osadzone treści uruchamiamy zgodnie z ustawieniami zgód cookies

Ograniczenie wiekowe

Z naszych usług nie mogą korzystać dzieci tj. osoby poniżej 18 roku życia, tym samym nie gromadzimy i nie wykorzystujemy ich danych. Jeżeli dowiemy się, że przetwarzamy dane osoby poniżej 18 roku życia, podejmiemy działania w celu ich usunięcia.

Postanowienia końcowe

W zakresie nieuregulowanym Polityką, stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.

Polityka obowiązuje od dnia 25.02.2026 r.